يعتبر السكرتير التنفيذي جزءًا أساسيًا من أي منظمة، حيث يلعب دورًا حيويًا في تسهيل العمليات اليومية وضمان سير العمل بسلاسة. في مجال الضيافة والإقامة، يكون السكرتير التنفيذي مسؤولًا عن تقديم الدعم الإداري والتنظيمي للمسؤولين التنفيذيين، مما يساعد في تحسين الكفاءة وزيادة الإنتاجية. يتطلب هذا الدور مهارات تنظيمية قوية، وقدرة على التعامل مع المعلومات الحساسة، بالإضافة إلى مهارات تواصل ممتازة.
Responsibilities:
- تنسيق الجداول الزمنية للاجتماعات والمواعيد الخاصة بالمديرين التنفيذيين.
- إدارة الاتصالات الواردة والصادرة، بما في ذلك المكالمات الهاتفية والبريد الإلكتروني.
- إعداد التقارير والعروض التقديمية والمستندات الأخرى حسب الحاجة.
- تنظيم الفعاليات والاجتماعات الداخلية والخارجية.
- مراقبة الميزانيات والنفقات المتعلقة بالأنشطة الإدارية.
- تقديم الدعم في إعداد استراتيجيات العمل والتخطيط.
- التنسيق مع الأقسام المختلفة لضمان تحقيق الأهداف المشتركة.
- إدارة الملفات والسجلات لضمان الوصول السهل إلى المعلومات.
- تقديم الدعم الإداري لفريق العمل وتوجيههم عند الحاجة.
- تطوير وتحسين العمليات الإدارية لتحقيق الكفاءة.
Preferred Candidate:
- خبرة لا تقل عن 5 سنوات في مجال السكرتارية التنفيذية.
- مهارات تنظيمية قوية وقدرة على إدارة الوقت بفعالية.
- قدرة على العمل تحت الضغط والتعامل مع مواعيد نهائية ضيقة.
- مهارات تواصل ممتازة باللغة العربية والإنجليزية.
- إلمام جيد بتطبيقات الحاسوب والبرامج المكتبية.
- قدرة على التعامل مع المعلومات الحساسة بسرية.
- شخصية إيجابية واحترافية.
- مهارات حل المشكلات واتخاذ القرار.
- قدرة على العمل بشكل مستقل وكجزء من فريق.
- التكيف مع بيئات العمل المتغيرة.
Skills
- مهارات تنظيمية وإدارية قوية.
- إجادة استخدام برامج الحاسوب المكتبية مثل Microsoft Office.
- مهارات تواصل كتابية وشفوية ممتازة.
- قدرة على إدارة الوقت بفعالية.
- مهارات تحليلية لحل المشكلات.
- قدرة على العمل تحت الضغط.
- إلمام بأساليب إدارة المشاريع.
- مهارات التفاوض والتعامل مع العملاء.
