الهدف من الوظيفة:
تنفيذ المهام الإدارية والسكرتارية اليومية، بالإضافة إلى إدخال البيانات بدقة وتنظيم وأرشفة المعلومات والوثائق، بما يسهم في تحسين كفاءة سير العمل الإداري
المهام والمسؤوليات الرئيسية:
أولًا: المهام الإدارية والسكرتارية
- تنظيم وأرشفة الملفات والمستندات الإدارية ورقيًا وإلكترونيًا.
- تنسيق الاجتماعات والمواعيد الخاصة بالإدارة وتوثيق محاضر الاجتماعات.
- تجهيز وطباعة الخطابات والعقود والتقارير الرسمية.
- متابعة المعاملات والطلبات الإدارية مع الأقسام الأخرى.
- إعداد وتجهيز نماذج العمل (طلبات شراء، خطابات رسمية، متابعة العقود...).
- تنظيم استلام وتوزيع المستندات والمراسلات الواردة والصادرة.
- تقديم الدعم الإداري العام للإدارة حسب التوجيهات.
ثانيًا: مهام إدخال البيانات
- إدخال البيانات اليومية بدقة في الأنظمة الإلكترونية أو قواعد البيانات المعتمدة.
- مراجعة وتصحيح البيانات المدخلة لضمان خلوها من الأخطاء.
- تحديث سجلات المشاريع والعملاء والموردين بانتظام.
- أرشفة الملفات الرقمية وتنظيمها حسب التصنيف والتاريخ.
- إعداد تقارير أسبوعية أو شهرية تتضمن البيانات المدخلة.
- حفظ سرية المعلومات والوثائق الرسمية.
Skills
- شهادة الثانوية العامة كحد أدنى (يفضل دبلوم أو بكالوريوس إدارة أعمال أو سكرتارية).
- خبرة من 1 إلى 3 سنوات في وظيفة مشابهة (ويُقبل المبتدئون إذا توفرت المهارات).
- مهارة في استخدام برامج Microsoft Office (Word – Excel – PowerPoint).
- القدرة على التعامل مع قواعد البيانات.
- مهارات تنظيمية عالية ودقة في التفاصيل.
- مهارات تواصل جيدة وتحمل ضغط العمل.
- لا تكون منقبه
